Es passiert fast jeden Morgen: Eine Patientin steht aufgelöst am Empfang, weil sie seit Wochen versucht, einen Termin in der Dr. Katja Lippmann - Dr. Katharina Holthausen Frauenarztpraxis zu ergattern, und jedes Mal enttäuscht abgewiesen wird. Sie hat vielleicht im Internet gelesen, dass man dort einfach vorbeikommen kann, oder sie hat sich auf veraltete Forenbeiträge verlassen, die behaupten, man müsse nur hartnäckig genug am Telefon bleiben. Das Ergebnis ist immer gleich: Frust auf beiden Seiten, Zeitverlust für die Patientin und ein blockierter Slot, der jemandem mit einem echten Notfall hätte helfen können. Ich habe das jahrelang beobachtet. Frauen verschwenden Stunden ihrer Lebenszeit mit der falschen Taktik, weil sie nicht verstehen, wie die interne Logik einer hochfrequentierten Praxis in einer Stadt wie Hamburg funktioniert. Wer denkt, dass ein freundliches Lächeln an der Anmeldung die Kapazitätsgrenzen des Gesundheitssystems aushebelt, begeht einen teuren Fehler – teuer an Nerven und wertvoller Zeit.
Die Illusion der sofortigen Verfügbarkeit bei Dr. Katja Lippmann - Dr. Katharina Holthausen Frauenarztpraxis
Einer der größten Fehler, den ich immer wieder sehe, ist die Annahme, dass eine spezialisierte Praxis wie diese wie ein Supermarkt funktioniert. Patientinnen rufen an und erwarten einen Termin innerhalb von drei Tagen für eine Routineuntersuchung. Wenn das nicht klappt, wird geschimpft. Die Realität in Deutschland sieht so aus: Fachärzte sind chronisch überlaufen. Laut Daten der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV) stieg die Zahl der Behandlungsfälle pro Praxis in den letzten Jahren kontinuierlich an, während die Zeitbudgets pro Patientin durch Budgetierungen begrenzt sind.
Wer hier Erfolg haben will, muss das System „Vorsorge“ vom System „Akutfall“ trennen. Eine Routineuntersuchung plant man sechs Monate im Voraus. Punkt. Wer im Juni merkt, dass das Rezept für die Pille abläuft und dann erst anruft, hat das Spiel bereits verloren. Die Lösung ist simpel, aber schmerzhaft für die Spontanen: Man trägt sich den Folgetermin direkt beim Verlassen der Praxis für das nächste Jahr ein. Alles andere führt zu Stress, den man sich sparen kann. Ich habe Frauen gesehen, die unter Tränen versuchten, eine Krebsvorsorge „jetzt sofort“ zu bekommen, nur um dann festzustellen, dass sie seit drei Jahren nicht mehr da waren. Das ist kein Versagen der Praxis, das ist mangelnde Eigenorganisation.
Das Missverständnis der telefonischen Erreichbarkeit
Viele denken, wenn sie fünfzigmal hintereinander die Wahlwiederholung drücken, kommen sie schneller durch. Das ist falsch. Moderne Telefonanlagen in medizinischen Einrichtungen schalten oft automatisch in eine Warteschleife oder besetzen das Signal, wenn eine bestimmte Anzahl an Anrufern erreicht ist. Daueranrufe blockieren nur die Leitung für echte Notfälle.
Ich habe erlebt, wie Patientinnen wütend in die Praxis stürmten, weil „nie jemand abhebt“, während hinter dem Tresen drei Medizinische Fachangestellte gleichzeitig Blut abnahmen, Rezepte druckten und eine Patientin mit Kreislaufkollaps versorgten. Die Lösung liegt in der Nutzung digitaler Wege. Online-Terminplaner oder E-Mail-Anfragen für Folgetermine sind der Goldstandard. Wer schreibt, bleibt im System. Ein Anruf ist flüchtig; eine E-Mail ist ein Dokument, das abgearbeitet werden muss, sobald die akute Patientenversorgung im Behandlungszimmer eine Pause zulässt. Wer Zeit sparen will, hört auf zu wählen und fängt an zu tippen.
Falsche Prioritäten bei der Schilderung von Beschwerden
Ein massiver Fehler, der oft zu unnötigen Wartezeiten oder sogar Fehlbehandlungen führt, ist die unpräzise Kommunikation der eigenen Symptome. Viele Patientinnen neigen dazu, am Telefon entweder zu untertreiben („Es ziept nur ein bisschen“) oder maßlos zu übertreiben, um einen Termin zu erzwingen. Beides ist gefährlich.
Wenn man sagt, es ziept nur, bekommt man einen Termin in acht Wochen. Wenn es sich dann als Eileiterschwangerschaft entpuppt, ist das Kind im Brunnen gefallen. Umgekehrt: Wer „Notfall“ schreit, nur um eine Routineberatung zu beschleunigen, wird bei der Triage in der Praxis schnell entlarvt. Das zerstört das Vertrauensverhältnis nachhaltig.
Die Kunst der präzisen Symptombeschreibung
Man muss lernen, wie ein Profi zu kommunizieren. Statt „Ich fühle mich unwohl“, sagt man: „Ich habe seit drei Tagen stechende Schmerzen im rechten Unterbauch, kein Fieber, aber die Schmerzen strahlen in den Rücken aus.“ Das ist eine Information, mit der das Team arbeiten kann. In der Dr. Katja Lippmann - Dr. Katharina Holthausen Frauenarztpraxis wird genau auf solche Details geachtet, um die medizinische Dringlichkeit einzustufen. Wer hier schwammig bleibt, landet auf dem Stapel für „irgendwann“.
Der Vorher-Nachher-Vergleich: So sieht echter Erfolg aus
Schauen wir uns ein typisches Szenario an.
Vorher (Der falsche Weg): Patientin A merkt am Montag, dass sie ungewöhnliche Schmerzen hat. Sie wartet bis Mittwoch, ob es von alleine weggeht. Am Mittwochmorgen um 10:00 Uhr ruft sie in der Praxis an. Die Leitung ist besetzt. Sie probiert es zehnmal, erreicht niemanden und ist genervt. Um 14:00 Uhr erreicht sie jemanden, ist am Telefon bereits kurz angebunden und unfreundlich. Auf die Frage nach den Beschwerden sagt sie: „Ich muss dringend mal zur Kontrolle, mir geht es nicht gut.“ Die MFA sieht den vollen Kalender und bietet einen Termin in drei Wochen an. Patientin A legt wütend auf, geht in die Notaufnahme des Krankenhauses, wartet dort acht Stunden und wird mit der Ansage nach Hause geschickt, dass dies ein Fall für den niedergelassenen Gynäkologen sei. Zeitverlust: 3 Tage. Stresslevel: 100 %.
Nachher (Der richtige Weg): Patientin B merkt am Montag die gleichen Schmerzen. Sie loggt sich sofort am Montagabend in das Online-Portal ein oder schreibt eine kurze, präzise E-Mail: „Patientin XY, Geburtsdatum 01.01.1990, akute einseitige Unterbauchschmerzen seit heute Morgen, kein Ausfluss, Schmerzskala 6/10. Bitte um Rückruf zwecks Akuttermin.“ Am Dienstagmorgen um 08:30 Uhr sieht die Praxis die Nachricht. Da die Beschreibung auf ein potenziell ernstes Problem hindeutet, wird sie für die Notfallsprechstunde um 11:00 Uhr dazwischengeschoben. Sie muss zwar zwei Stunden im Wartezimmer sitzen, wird aber am selben Tag medizinisch versorgt. Zeitverlust: 1 Tag. Stresslevel: Moderat, da das Ziel erreicht wurde.
Der Unterschied liegt nicht im Glück, sondern in der Strategie. Wer Informationen liefert, bekommt Ergebnisse.
Das unterschätzte Problem der Bürokratie und Vorbereitung
Viele Patientinnen unterschätzen, wie viel Zeit durch fehlende Unterlagen verloren geht. Man kommt in die Praxis, die Karte ist nicht eingelesen, die Befunde vom Radiologen liegen nicht vor und man weiß nicht mehr genau, wann die letzte Periode war. Das hält den gesamten Betrieb auf.
In einer spezialisierten Umgebung wie dieser ist Effizienz die einzige Möglichkeit, die hohe Qualität der Versorgung aufrechtzuerhalten. Ich habe oft miterlebt, wie wertvolle Zeit der Ärztinnen damit verschwendet wurde, alten Laborberichten hinterherzutelefonieren, weil die Patientin sie „irgendwo zu Hause“ hatte.
Man sollte sich einen Ordner anlegen – physisch oder digital. Wenn man zum Termin kommt, hat man die aktuelle Medikamentenliste, den Impfpass und alle relevanten Vorbefunde dabei. Das klingt banal, spart aber im Behandlungszimmer gut fünf bis zehn Minuten. Zeit, die die Ärztin dann für das eigentliche Gespräch hat. Wer unvorbereitet kommt, darf sich nicht wundern, wenn das Gespräch kurz und sachlich bleibt.
Der Fehler, die Expertise des Praxispersonals zu ignorieren
Ein häufiger Irrglaube ist, dass nur das Wort der Ärztin zählt. Das Praxispersonal, also die Medizinischen Fachangestellten, sind das Rückgrat jeder Versorgung. Sie entscheiden über die Dringlichkeit. Wer sie herablassend behandelt oder ihre Kompetenz in Zweifel zieht, schadet sich selbst.
Die MFA sehen hunderte Fälle im Monat. Sie wissen genau, welche Fragen sie stellen müssen, um eine Situation einzuschätzen. Wer hier mauert und sagt „Das bespreche ich nur mit der Ärztin“, blockiert den Prozess. Die MFA darf und soll vorfiltern. Wenn man ihr die Informationen verweigert, kann sie keine Priorisierung vornehmen. Das bedeutet im Zweifel: Einordnung als Routinefall, also lange Wartezeit. Ein respektvoller Umgang und die Akzeptanz ihrer Rolle als medizinische Experten sind die Abkürzung zu einer besseren Versorgung.
Realitätscheck: Was es wirklich braucht
Am Ende des Tages müssen wir ehrlich sein: Das deutsche Gesundheitssystem ist an der Belastungsgrenze. Eine Praxis kann nicht mehr leisten, als die Stunden des Tages hergeben. Wer glaubt, dass es eine „geheime Methode“ gibt, um die Wartelisten zu umgehen, irrt sich. Erfolg bei der Terminfindung und in der Behandlung basiert auf drei Säulen: Langfristige Planung, präzise Kommunikation und gegenseitiger Respekt.
Es gibt keine Abkürzung für eine gute medizinische Betreuung. Wenn eine Praxis voll ist, dann ist sie voll, weil sie gut ist. Wer die Qualität der Arbeit schätzt, muss akzeptieren, dass er Teil eines Systems ist, das Regeln braucht. Wer diese Regeln ignoriert, zahlt mit seiner Zeit. Wer sie versteht und für sich nutzt, bekommt die bestmögliche medizinische Unterstützung, ohne unnötige Reibungsverluste. Es geht nicht darum, das System zu überlisten, sondern professionell darin zu agieren. Das spart am Ende mehr Nerven als jede Beschwerde-E-Mail es jemals könnte. Wer das begreift, hat den ersten Schritt zu einer stressfreien Gesundheitsvorsorge gemacht. Alles andere ist Wunschdenken, das in der harten Realität des Praxisalltags ohnehin zerschellt. Es klappt nicht durch Druck, sondern durch Kooperation. Wer das nicht einsieht, wird weiterhin von Praxis zu Praxis ziehen und überall vor verschlossenen Türen oder monatelangen Wartelisten stehen. So funktioniert das Geschäft nun mal, und wer sich anpasst, gewinnt.
